仕事をコントロールする

【営業職】事務作業が多すぎる!本来の営業の時間を確保する方法

営業職である限り、商談などの営業活動はもちろんのこと、それ以外の事務作業もしっかりこなさなければいけません。

お客さん先に訪問後、営業所に帰ってくると書類の束がデスクの上に重なっている…そんな光景を見てうんざりした経験があるはずです。

会議や商談資料の作成や事務員さんへの指示書の作成、経理への売上明細の確認など…

営業が抱える事務作業はハンバなく多いです。

特に若手社員であれば、自分が抱える事務作業を他の人に振ることも難しく、結局残業して何とか片付ける。

そんな日々に耐えつつも、心の中では『めんどくさい!』と嘆いていませんか?

今回はそんな悩みを抱える営業マンが、事務作業に対する不満を解消し、今より商談など本来の営業活動の時間をしっかり確保し今より成果を出せるようになってほしい。そんな思いで書きました。

1.まずは事務作業を分析しよう!

はじめの一歩としてまずとりかかるべきは、事務作業の分析です。

今抱えている事務作業を一度紙やノートに書き出してみましょう

分析のポイントは以下の3点を意識します。

  1. 誰からの依頼か?-お客さん(大・中・小企業) or 社内(上司) or 社内(事務員) or 社内(経理)
  2. 内容は? 例)見積書、企画書、在庫管理表、商品登録資料、会議資料、稟議書、商談報告書、システム登録資料、売上表など
  3. 全体に占める比率は?頻度は?

ただやみくもに事務作業を残業してこなすのはもうやめましょう。

まずは、分析からスタートです。

2.分析結果から本当に自分でしかできない事務作業に○をつけていく

簡単な作業です。

この事務作業は、営業先のお客さんの事情を把握している自分でしか作成は不可能だ!と思うものにどんどん○をつけていきます

3.○は自分でこなす。○以外は、他の人にやってもらう段取りを丁寧にする

さて、ここからが実践的な方法に入ります。

先程、○をつけてもらったと思います。

その○をつけた事務作業は、あなたがやるべき仕事です。

そして、それ以外はあなたではなくてもこなせる可能性大な仕事です。

○以外⇒適切に処理すべき人に、丁寧に段取りをして引き渡します。

丁寧な段取りとは、引き渡す先の人に1から100まで分かるようにその事務作業の意図や必要事項、その後の処理方法を説明することです。

必要であれば、分かりやすく手順書などを作ってあげるとGOODです。

仕事を受ける側が気持ちよく承諾してもらえるポイントは、気を使い過ぎなくらいがちょうど良いと覚えておきましょう。

 

4.○以外の事務作業は死んでも自分では処理しないと心に誓う

さて、ここまできたら大体OKです。

ですが、注意点が1つあります。

気のやさしい人に多いですが、事務作業を頼んだ人が忙しいそうにしていたら、つい以前頼んだ事務作業なのに自分でこなしてしまうことです

さらに、頼んでいた相手に『今回は忙しそうだったから、自分がやったよ!』なんて言っているようじゃあなたの仕事はいつまでたっても終わらず、質の良い仕事はできません。

心を鬼にして、1度頼んだ仕事には手をつけてはいけません。

その空いた時間で、1回でも多くお客さんと商談のアポイントをとり、自社の製品やサービスを売り会社の売上を上げることがあなたの第1の使命ですから。

まずは、今ご紹介した方法であなたの抱える事務作業の負担を減らします。

ですが、それでも他の問題で悩みが解決できないという人に次から問題別の具体的な解決方法をご紹介していきます。

5.問題①(そもそもデスクの上が汚くて、書類の山ができて混乱!)

ここからは、事務作業をどうのこうのの前にそもそもデスクの上に書類が山積みになっており全く整理できていない!

という人は、まずは整理整頓から始めましょう。

前半にご紹介した、事務作業の分析の前にとりかかるべき問題です。

以後同じことを繰り返さない心構えで大切なことは2つだけです。

  • 帰るときは、デスクの上に書類がない状態を心がける
  • 見返さない自己満足だけのファイリングはやめる

これだけ何としても守ってください。

それだけであなたの仕事周りはびっくりするくらいスッキリと激変します。

僕が何度も読み返した、仕事をする上で整理整頓がどれほど大切なことか分からせてくれたバイブルと言える本です。

モノが少ないと快適に働ける: 書類の山から解放されるミニマリズム的整理術

スッキリしたデスクの営業マンは、仕事ができる人が多いですからね~。

6.問題② (会社がブラック企業すぎて、そもそも1人あたりの業務量が多する)

ブラック企業は、無駄な人件費を使わずに今在籍している社員に対して膨大な業務量を容赦なくなげていく。

良く聞く話ですね。

こうした体質の会社は、昔からの古い体質が残る人の循環(異動や退職、新人加入)などが比較的少ないところに多くみられます。

判断基準は、自分の精神がおかしくなってきていると感じたら転職を考えるのもありだと思います。

転職経験者の僕からみても、会社によって体質が全然違います。

今より社員を大切にしてくれる会社はきっと見つかります。ブラック企業に慣れてしまうとそれが当たり前に思えてしまうことがあります。

ブラック企業の餌食になるのか、まともな会社で自分らしく働くかどちらが良いかは明らかですね。

まずは、リクナビNEXTを眺めてみるのもブラック企業脱出の第1歩です。

他の会社の雰囲気や福利厚生、給与、休日など見ているともしかしたら自分が望む今より良い会社に巡りあえるかもしれません。

関連記事:転職:ホワイト企業を探すコツ

7.問題③(人に頼むほどの人間関係を築けていない)

人に頼みたい仕事も、今の会社(部署)でいまいち良い人間関係が築けていなくて頼みずらいし、何か嫌味を言われるくらいだったら残業して自分でやった方が良いかも…

なんて悩んでいませんか?

ひどい場合だとふとした衝突や考え方の違いで、口も利かなくなったというケースも良く聞く話ですよね。

そうなると、仕事はしずらいし毎日会社に行くのがつらくてつらくてどうしようもない!

早くこんな環境から抜け出したい! それが本音ではないでしょうか。

嫌な人が異動したり、転職したりしてくれれば状況は変わるかもしれませんが、そんなに思うように物事は進みません。

まずは自分から考え方を変えて、良い人間関係を構築できるように努力をしてみましょう。

上下のしきたり (三五館)

自分から、会社という組織で人間関係を築くにあたり知っておくべきポイントがまとめられた本です。

こちらから寄り添っていかないと、相手に望むばかりでは事態は良くなりません。

ですが、事実一度、人間関係を悪化させるとその修復にはものすごい労力と時間を要します。

3か月、半年、1年と自分なりに努力して精一杯やっても、もうこれ以上は寄り添えない。事態は変わらない。

というのであれば、残すは転職という選択肢です。

今の会社で、人間関係を良くしようと努力した経験が、全く新しい環境で1から築き上げることができるのです。